Das Wichtigste rund um deine Buchhaltung

Wer ein Start-Up gründet, muss sich auch um das „Rundherum“ kümmern. Dazu zählt als wichtige und verpflichtende Grundlage eine fundierte Buchhaltung. Sie erfasst und analysiert alle Zahlungsvorgänge innerhalb eines Unternehmens, im Wesentlichen also die Einnahmen und Ausgaben.

Welches Buchhaltungssystem passt für mich?

Entscheide dich für das Buchhaltungssystem, das alle Bedürfnisse deines Unternehmens abdeckt (Finanzbuchhaltung, Mahnwesen, Planungsrechnungen etc.).

Du hast die Wahl:

• Klassische Buchhaltung
• TPA Connect App: Buchhaltung & Rechnungen im digitalen Cockpit von TPA!
• DigiSmart – die externe, papierlose Buchhaltung von TPA (alles was Du brauchst ist eine Internetverbindung und einen Scanner)
• Erwerbe selbst eine Buchhaltungssoftware.

Beachte die Registrierkassenpflicht

Seit 2016 gilt die Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht für Bareinnahmen. Aus diesem Grund sind Betriebe verpflichtet, eine Registrierkasse zu verwenden, wenn ihre Jahresumsätze 15.000 € und ihre Barumsätze 7.500 € überschreiten. (Für bestimmte Unternehmensarten und Umsätze sind Ausnahmen möglich.)
Alle Meldungen, die Registrierkassen betreffen, und die dazugehörigen Signatur- und Siegelerstellungseinheiten (SSE) können über FinanzOnline vorgenommen werden.

Wird eine Registrierkasse in Betrieb genommen, ist das ebenso zu melden, wie eine Außerbetriebnahme. Auch der Ausfall und die Wiederinbetriebnahme einer Registrierkasse müssen gemeldet werden. Am Jahresende muss ein Jahresbeleg erstellt und – so wie der Startbeleg – geprüft werden.

So erstellst du korrekte Rechnungen

Unternehmen und Selbstständige müssen Rechnungen an ihre Kunden stellen. Für die Ausgangsrechnungen – die auch die Grundlage für das Mahnwesen sind – gelten besondere Anforderungen. Rechnungen müssen ganz bestimmte Angaben enthalten, damit sie rechtskräftig sind – darunter das Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Nummer.

Alle gesetzlichen Pflichtangaben zu Rechnungen findest du auf unserer TPA Seite.

Überprüfe regelmäßig UID-Nummern

Fehlerhafte UID-Nummern auf Rechnungen können teuer werden: Es drohen Kontrollen der Finanz und unangenehme Nachzahlungen. Das Recht auf Vorsteuerabzug und die Steuerfreiheit von innergemeinschaftlichen Lieferungen kann aberkannt werden. Führe daher die Überprüfungen über die Gültigkeit der UID-Nummern regelmäßig durch.

Einfach und sicher geht das mit dem UID-Check von TPA.

Einnahmen-Ausgaben Rechner oder Bilanzierer?

Bis zu einem Jahresumsatz von EUR 700.000,- können Gewerbebetriebe ihren Gewinn durch Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ermitteln. Dabei werden die Einnahmen und Ausgaben nach dem Zu- und Abflussprinzip erfasst. Ab einem Jahresumsatz von EUR 700.000,- bzw. für Personengesellschaften, bei denen der unbeschränkt haftende Gesellschafter eine Kapitalgesellschaft ist (GmbH & Co KG), oder für Kapitalgesellschaften (z.B. GmbH) ist der Gewinn verpflichtend durch doppelte Buchführung zu ermitteln.
Die Geschäftsfälle werden dabei bereits bei Entstehen der Forderung oder Verbindlichkeit erfasst und periodengerecht dem jeweiligen Geschäftsjahr zugeordnet – also bei Rechnungslegung oder -erhalt und mit Rechnungsabgrenzungen.

Laufende Meldungen beim Finanzamt

Abhängig vom Vorjahresumsatz musst du als Unternehmer entweder monatlich oder vierteljährlich eine Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) erstellen. Erbringt ein Unternehmer steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen oder bestimmte sonstige Leistungen an einen anderen Unternehmer im europäischen Gemeinschaftsgebiet, für die der Empfänger gemäß der Reverse-Charge-Regelung (= Übergang der Steuerschuld) die Steuerschuld trägt, muss er über diese Umsätze eine „Zusammenfassende Meldung“ (ZM) an die Finanz übermitteln. Beide Meldungen sind elektronisch abzugeben.

Aufbewahrungspflichten beachten

Bücher und Aufzeichnungen, die dazugehörigen Belege sowie Geschäftspapiere, die für die Abgabenerhebung wichtig sind, müssen im Original sieben Jahre lang aufbewahrt werden. Die Frist läuft vom Schluss des Kalenderjahres an, für das die letzte Eintragung vorgenommen wurde. In bestimmten Fällen sind Unterlagen sogar zehn oder auch 22 Jahre (Unterlagen iZm Grundstücken) aufzubewahren.
Auch Datenträger dürfen verwendet werden, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist.

PDF zum Download

Buchhaltung

Autor